Objectif : zéro papier

Mis en avant

Chez EMK, l’amélioration continue ne concerne pas uniquement la chaîne de production. C’est une démarche qui est au coeur de la culture d’entreprise. Pour aller dans ce sens, depuis quelques mois, EMK a repensé le système de traitement des commandes pour diminuer de façon significative son utilisation de papier. Un nouvel engagement EMK pour la planète.

Vers la dématérialisation

Alors qu’on pourrait imaginer qu’à l’heure du digital le papier est de moins en moins présent dans les entreprises, une étude de l’AIIM (Association for Information and Image Management) montre que chaque année 32 % des entreprises utilisent encore plus de papier que l’année précédente. En France, chaque employé de bureau consomme 94 kg de papier par an (source ADEME). Ce n’est pas le cas chez EMK, notamment au service Administration des Ventes qui gère plusieurs milliers de commandes par an. Depuis fin 2013, le service a entamé la dématérialisation de la réception et de la saisie des commandes.

Objectif EMK : zéro papier

Un process plus efficace et plus durable

Jusqu’alors, les bons de commandes des clients arrivaient par fax « papier ». Ils étaient ensuite saisis puis scannés pour sauvegarde. Ce process a aujourd’hui largement évolué. Désormais, chaque gestionnaire ADV EMK travaille sur 2 écrans. Les fax des clients arrivent directement sur leur boîte mail. La commande est ainsi visualisée sur l’un des écrans et saisie sur l’autre. La GED (Gestion Electronique des Documents) permet d’associer ces fax dématérialisés aux numéros des commandes correspondants. En cas de SAV, tout l’historique de la commande est ainsi consultable par l’ensemble des gestionnaires ADV.

Une nouvelle pratique qui a permis de supprimer 2 étapes : celle de l’impression des fax entrants et celle de la numérisation manuelle des bons de commande. Les impressions de papier liées aux saisies des commandes ont ainsi été réduites de 60% environ. Au delà, la démarche s’inscrit pleinement dans l’engagement d’EMK en faveur du développement durable. L’archivage papier des fax édités est lui aussi largement allégé : alors que dans le précédent process, les manipulations étaient mensuelles, EMK est aujourd’hui passé à un archivage trimestriel.

Vers une utilisation toujours plus modérée

Depuis sa création il y a 15 ans, EMK a toujours été sensible à l’écologie. Par exemple seuls les documents qui partent chez les clients sont imprimés (bons de livraison, factures…). Ce qui reste en interne est dématérialisé et sauvegardé sur l’un des serveurs sécurisés de l’entreprise.

Prochaine étape : la démarche mise en place pour la saisie des commandes va dans la mesure du possible être étendue à la facturation. Bien sûr, un bureau zéro papier ne peut exister. Il s’agit non pas de faire totalement disparaître le papier des bureaux mais de faire coexister au mieux l’information numérique et les documents papier.